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IM软件工作流_即时通讯|小天互连专注于政企办公的即时通讯IM软件
企事业单位内部包括行政、人事、IT等部门的审批单,大多采用纸张填写,之后手工传递、传真,或是采用Word / Excel文档填写,通过邮件发送。这些处理方式,一方面无法对整个流程状况进行有效监控,另一方面,有时难免会出现人为的失误和时间上的延时,以致效率低下,特别是无法进行量化统计,不利于查询和评估报表及绩效。通过审批流转模块,这些问题迎刃而解。

常见问题

以某大型建筑企业为例,该企业是一家集土木工程建筑、勘察科研设计、房地产开发于一体的大型企业集团,是省内知名企业,具有先进的施工技术及一流的施工队伍。
随着企业不断发展壮大,企业内部的一些管理问题逐渐显现。作为一家以建筑施工为主体的企业,施工组织设计及专项施工方案的审批是施工过程中的一个重要环节。在审批过程中,基层单位将施工组织设计上报之后,需要在一个部门审批完,之后再流转到另一个部门,这样依此流转,直到最后审批完成。由于对这些内容的审批需要几个部门的共同完成,因此往往会延迟很长时间。如果在此过程中发现一些问题,还需要重新返给基层单位进行修改完善,然后再进行上述流程环节,这样导致了整体工作效率大大降低。基层单位抱怨审批部门审批太慢,耽误工期,审批部门则发牢骚指责审批东西太多,并且其他部门审批太慢,轮到自己这里自然也就会延迟了,总之,各有各的理,对于这种现象,该企业管理人员也采取了很多方法,如加强对审批人员的考核,在规定的时间内审核完成,但是效果依然不明显,审批过程还是拉了很长的战线。到底问题的根源在哪里呢?如何有效地加以解决呢?该企业的管理人员陷入深深的思索之中。

功能描述

功能组件概览

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¤ 直接指定具体人员,审批时只能由该用户或该用户指定的代理人员审批。
¤ 直接指定具体岗位,审批时只能由该岗位下的人员或指定的代理人员审批。
¤ 指定相对岗位。可以以申请人或前步审批人为对象,找到他的直属上级或跨级领导审批。
¤ 按人事汇报线审批。根据人事档案中指定的汇报线,由当前人员的上级领导审批。
¤ 按表单指定人员审批。在审批过程中,根据实际业务需要,在表单上选取人员,由选取的人员审批。
¤ 根据事先设定规则指定审批人员。在诸如项目审批时,一个项目涉及的审批可能会有很多个,我们只需要项目经理审批,此时,无需进行选取,系统会按规则,自动找到该指定人员进行审批。
¤ 下步审批人员不确认,可以由前步审批人直接选择人员审批。选择的人员可以是当前系统中全体人员,也可以是在审批流程设置时指定的某个范围的人员。
¤ 支持单人审批和多人审批。如果当前审批步骤有个审批人员时,可以指定只需要一个人审批同意后直接向下流转还是需要全部人员都审批通过后再向下流转,或是审批人数达到百分之多少后即可向下流转。
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表单的数据采用数据库处理机制,在后台存入实体数据表,不仅数据能够支持各种查询还可以进行二次业务扩展。
¤ 系统能够自动取得申请人的信息、当前审批人的信息、当前系统的信息等多项内容,使用户在填写申请单时更简单、方便、迅捷。
¤ 系统支持多种数据关联形式,既能够在输入时提供模糊查询列表,方便用户迅速选择式录入,还提供了查询按钮的关联方式,根据用户选择的关联表单、数据直接进行相关联数据的自动填入。

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¤ 系统提供数据及日期的计算功能,能够智能进行数据类型的转换。并支持对明细表的数据列进行统计。
¤ 系统提供了自动流水号、选择人员、选择岗位、选择部门、指定日期、指定时间、条形码、在线编辑器、类别选择等几十种宏控件,这些宏控件都具有一定的功能,让表单更加智能化、专业化。
¤ 对表单上的数据,能够针对流程中每个审批步骤设置是否可查看、是否可修改的权限,使表单的数据更安全。
¤ 对于审批的数据,用户也可以在审批的过程中,根据实际业务需求在审批通过某个步骤后将数据写入到第三方系统,或调用IM系统的内部接口写入到相关模块进行数据处理。
¤ 对于审批的数据,系统能够自动采集数据到实体数据表中,可以直接在系统中通过视图进行数据的汇总查看,也可以通过报表中心输出各种报表、图表。

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对审批中的文件,能够做到:
¤ 能够在线修改文件内容,实现留痕、全文批注、套红等动作;
¤ 支持多附件文件上传,附件文件能够在线编辑;
¤ 支持将审批表单上的数据自动写入到文档中;
¤ 支持文档的自动转换,能够将正文转成HTML、PDF,实现在任何设备上都能够查看自如。
 
在多年对审批模块的持续性改进过程中,还有很多方便操作的地方:
¤ 代理人机制的设置。可以按表单设置,不同的表单设置不同的代理人。代理的时间可以自行设置,既支持长期代理也支持短期代理。设置了代理后,自己也能够看到全部的审批单据,防止工作出错。
¤ 为了不遗漏审批,系统可以通过发送系统消息;推送审批信息到手机APP、微信、钉钉;发送电子邮件、手机短信等多种方式告知用户有需要处理的审批信息。
¤ 为了最大程度的方便用户的操作,用户可以选择通过浏览器、手机APP、微信、钉钉、电子邮件等多种方式进行审批。
¤ 审批结束后,审批信息可以自动存入文档中心指定位置,也可以人工归入档案中心,形成档案存放。
¤ 审批中的每个步骤都能够设置审批时限,系统能够自动生成超时统计报表。

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使用场景

1、从流程的形式上,有如下应用场景:
¤ 固定流程
能够明确参与流程中的每个人或岗位,或者能够确认下一步审批人与申请人或前一步审批人的上下级关系,按照流程的设置自动流转。
¤ 动态决定下一步交由谁审批
这种流程分为两种情况:一是申请人在发起流程时,直接设定这个流程应该先由谁审批,再由谁审批,直到结束,如工作沟通类的流程,只有申请人知道这个工作应该找谁沟通或知会;二是申请人在发起流程后,只知道“我”应该交给谁处理,而后续流程流转步骤就不知道了,当前申请人指定的审批人可以根据实际情况再将流程交给指定的下一个人员,一直到最后一个审批人认为不需要再找其他人员了,就可以结束流程。
¤ 协同工作流程
在流转时,根据需要能够将当前工作指定给一个人或多个人,所有参与的人员均能够提出自己的意见并看到全部人员的意见,起到很好的沟通作用。
¤ 根据表单数据决定流程走向
当前节点的下一步有多个后续分支跳转节点,具体选择哪个分支作为后续节点,由表单中的某项关键性数据决定。如:当表单中金额项大于10万时跳转到A节点,当金额项小于或等于10万时跳转到B节点。
¤ 分支流程
根据审批的内容,人工决定选择哪条分支流程。如:在项目分配审批时,项目总监根据项目分布情况及当前项目信息决定该项目交由哪个项目组执行。
¤ 并发流程
公司起草一个发文,需要各部门内部讨论并形成会签意见,各部门需要同时进行,便于节省会签时间。
¤ 在正常的流程中有不确定的环节
公司制订了一个新的制度,大部分都已经确定下来由谁负责,但有一小部分还不是很明确。此时能否在进入这个环节时,由当前审批人临时指定下一步审批人。
¤ 对某些人员屏蔽流程
在发通知时,公司的总经理有权直接发送任何通知,不需要走指定的审批流程。
2、从审批人员的指定上,有如下场景:
¤ 审批人是固定人员
对于某个步骤的审批人员是固定不变的,可以直接指定到人、或者该人员所在的岗位。
¤ 审批人员是根据申请人或前一审批人决定的
审批人员是申请人的领导,可能是直接领导,也可能是跨级领导。
¤ 审批人有多个候选人员
如果设置的审批人中有多个人员,可能会有三种处理方式:一种是所有的人员都要审批,如会签;另一种是只要有一个人员处理就可以继续向下进行,如记账;三种是审批的人员达到所有审批人员数量的百分之多少的时候可以继续向下进行,如决议。
¤ 审批人从一组人员中选择
下一步审批人由一组人员组成,如公司中层管理人员。上一步审批人根据实际情况在组中选择下一步具体人员。
 
3、从表单数据处理上,有如下场景:
¤ 表单初始数据取得
需要把当前申请人的基本信息直接取出写在表单上。
¤ 表单数据取得
根据当前录入的项目单号,能够自动取到这个项目的相关信息,不需要再次人工录入。
¤ 表单数据自动统计
在报销单上有很多报销项目,能够根据每个项目的报销金额自动累加出总金额来。
¤ 表单自动编号
每张表单自动编写流水号,并且以后能够在系统中根据流水号查询到表单。
¤ 表单数据的查看与修改
审批单上面的信息,有的审批人是可以修改的,有的审批人只能查看不能改,有的地方不允许部分人员查看到具体内容。如:销售单上面的客户联系方式,只有申请人和财务人员能看到,其他审批人员不可以看到这些信息;成交金额只有申请人能够填写,所有审批人都不可以修改。
¤ 审批通过后,能够自动把数据传到第三方系统里
对报销单来说,我们希望在报销审批通过后,能够自动写入到财务系统生成临时凭证。财务人员只要到财务系统中确认一下就能够生成正式凭证。
 
4、从文件处理上,有如下场景:
¤ 能够在线修改文件内容
走审批的重点就是为了修改文件内容,需要能够看到每个人的修改痕迹。在审批结束后,能够清除痕迹,实现在线改稿的功能。
¤ 能够上传附件文件,附件文件能够编辑
能够上传多个文件,并且支持在线编辑。
¤ 能够给文件套红
文件编辑、修改完成后,能够在分发之前增加套红。
¤ 能够把表单上的数据自动写到文件里面
对于销售合同,合同的条款是固定的。我们希望把合同里面要填写的内容抽出来做成一个审批单,在审批通过后,能够把这些内容自动填写到合同里面。
 
5、对于其它方面:
¤ 代理人机制,当审批人外出或休假,可以设置代理人代替其处理文件
当领导外出或休假时,设置其副职代理。文件自动流转到代理人员处进行处理。
¤ 系统通过提醒消息、邮件等通知相关处理人,当流程结束时还可以自动通知提交人
流程完成时,系统会发送消息给发起人,一般情况下发起人是最关注流程状态的。
¤ 限制每个步骤的审批时间
给审批文件或审批步骤设定一个时间期限,当审批超期时可以通过系统消息提醒审批人。

高效组织管理的价值

从上述问题可以看出,很多时间和精力都被浪费在内部沟通与协调上。处理过程效率低下,容易导致市场和客户反应滞后。对于没有规范业务流程的某些业务,责任不明确,容易造成管理上的真空。对于有规范业务流程的业务,因缺乏处理过程的纪录和跟踪,并且人为干扰的因素在实际操作过程中大量存在,以致虽有了标准但无法按标准办事;处理时间、费用、效率无法控制和度量;关键业务流转常常因各种因素而造成时间黑洞和延误;过度依赖于纸张,不仅浪费而且拖慢了组织发展步伐。
实施IM办公系统,将实现工作流程自动化,带来的好处是非常明显的,包括提高运营效率、改善资源利用、提高灵活性和适应性、提高工作效率、集中精力处理核心业务、跟踪业务处理过程、量化考核业务处理的效率、减少浪费、增加利润、充分发挥现有网络资源的作用。IM办公系统将改善企事业单位内(外)部流程、优化并合理利用资源、减少人为差错和延误,提高办公效率。

 IM:https://www.im8000.com/
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