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IM软件任务管理_即时通讯|小天互连专注于政企办公的即时通讯IM软件

基于提高管理效率、激励员工进取的考虑,为明确目标、识别关键成功因素、分析关键性能指标,对如何将“精细化管理”及量化绩效考核理念融入到企业的信息化管理中做初步尝试。从另一方面说,就是如何量化企业运营中的各种工作管理,如何抽取信息需求,实现企业的工作量及绩效考核。

使用场景

¤ 依据精细化管理理念,需要对企业管理建立目标细分、任务细分、流程细分的管理功能,它将逐步向精确计划、精确考核发展。这个任务管理就像个光荣榜一样,记录各个员工的成绩,可以通过它排出员工在各阶段的各种排名,充分调动员工的积极性,只有大家协作抓细抓实,做到“精”,才能真正做好每一个工作。在这里,将体现员工的自我价值,得到评价与激励。
¤ 量化工作考核使得各业务经理要主动对下属员工工作加以了解,同时提高了对下属工作的绩效标准和要求,加强了上下级之间的沟通;对于员工而言,量化考核使得他们更加明确自己的职责和目标,提高分析能力,理解上级的要求,及时调整自己的行为以适应组织目标的需要。

常见问题

在过去的工作任务管理中存在的现象和问题是:
¤ 工作分析是企业人力资源管理的基础性工作。企业高层对工作分析的重视程度体现出企业对管理改善的认识与决心,在实践中能够有效利用工作分析进行系统化管理的企业简直凤毛麟角。为什么觉得管理效果没有什么谱,无从入手,就是因为我们缺乏对工作管理分析的手段,建立任务管理,即为人力资源管理提供了可分析量化的对象。
¤ 企业的另一端,部门经理们每日被部门管理事务搞得焦头烂额。多重汇报多头指挥,计划执行不下去;每天忙忙碌碌,但重要工作却往往没人去做;忙的忙死,闲的闲死,员工抱怨不公平;绩效考核流于形式……
从企业的现状来看,企业需要一个明确有效的任务管理工具,以考核管理员工的工作量、工作成绩,维护工作积极性,但无论有多么完善的工具、方案手段,如果不辅以竞争机制和激励机制为补充,到头来还是会流于形式,员工积极性也得不到有效发挥;反过来说,即使激励机制已订立,但激励方案不科学合理,也会挫伤员工积极性,两者的损伤力也没什么区别,它们始终不能成为企业精神文化的一部分,而会随着人事的变动,时过境迁,像烟花一样烟消云散。
通过工作任务管理,建立员工工作考核档案,达到事事有记录,件件项项有结果,凭实绩记分。在建立员工工作考核档案的同时,能提供一种绩效考核评审的参考依据,推进激励策略的完善。

特点与优势

1. 以对任务状态的实时监控为核心,通过对任务的可视化管理,使每个人的任务进展及完成情况一
目了然,并能够定时生成任务报表进行汇总统计。
2. 任务管理与消息提醒等功能模块进行了高度的数据协同,使用户在使用过程中能够全方位、实时
对自己负责的任务进行互动,使任务管理不仅仅停留在管理思想上,还实实在在落到推动执行上,从而打造高效的企业执行文化,以任务管理为核心推动企业的管理上一个新台阶。
3. 任务在执行过程中可以进一步分解出多级子任务或进行任务变更。
4. 可以在IM门户中展现任务信息,而无须进入模块查询。
5. 每个人可以清晰的管理以“我”为中心的各类任务,包括个人负责的任务、分配的任务。同时,
每个任务还提供了查看进度和最新反馈的功能,任务的负责人能够快速的提交反馈,方便任务分配人、参与人、监控人跟进任务的最新进展。
6. 以多种颜色标注任务的状态,分别对重要任务、快到期任务、超期任务进行不同颜色的标注,使
用户对任务的轻重缓急一目了然。
 

于高效组织管理的价值

一般单位的相关任务安排,都是由上往下层层传达,这样不仅耗时耗力,任务在传递过程中还经常出现被误读的情况,导致整个任务执行达不到预期效果。或者,有时领导出差在外安排任务往往是通过电话沟通,这样没凭没据,事后任务出现问题追究起来,员工还会相互推卸责任。
针对以上这种企业在任务安排上的痛点,系统致力于帮助员工有效管理个人事物,帮助团队缜密合作灵活共享,为单位带来选择的自由和效率的提升。此系统是一个专门的电脑系统,能灵活地实现个人的任务日程安排和提醒,使得个人任务即使在突发情况下也能通过任务优先级划分和日程管理来合理安排,帮助提升个人工作效率,避免了任务处理的随意性。系统能帮助团队实现团队协作项目的日程安排并能把任务分解分派到个人,能帮助跟踪任务执行和完成情况,降低团队沟通成本,提升团队协助效率和项目管理能力。
 

功能组件概览

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常用功能介绍

工作任务模块包括我的任务、下级任务、全部任务、汇总统计及任务设置,通过此模块可以对本单位任务进行监控及管理,可以将本单位任务分配落实到具体的责任人、参与人等有关人员,任务参与人可定期反馈任务进度及任务完成情况,监控人可通过系统监控任务状态、任务进度、任务总工时等信息,单位管理层通过任务报表实时掌握本单位任务情况,小天互连IM系统任务模块具有明确项目成员职责、灵活的任务拆分体系、实现多人在线协作及反馈、随时跟踪任务进度及状态、贡献统计类报表等优势,全面提高了任务管理线上运作效率。

我的任务

我的任务模块中,可实时查看我参与的、我负责的、我监控的、我分配的工作任务,可提交任务工时、汇报任务进度、反馈任务完成情况。
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除了在系统参数设置中设定任务参数,新建任务单时,在高级设置中也可以设置任务参数,如审查设置和提醒设置,还可以为当前任务添加子任务。在新建任务时可以指定任务的责任人、参与人和监控人,设定任务开始时间和结束时间,重要任务标记,也可以添加任务必要的附件文档和任务描述(图文、表格、多媒体)。
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在任务单中可以查看到以下任务信息:
任务的基础信息;
任务的反馈信息;
如果该任务与其他任务关联,查看该任务单时可以查看与其关联的任务信息;
显示子任务信息和任务的变更历史;

 
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下级任务

上级领导如果想要了解下属员工的任务以及进展情况,可以通过下级任务菜单进行查看。此处上级领导可点开任务标题查看任务的具体内容、任务进度以及反馈情况,能随时了解任务的状态信息。并可以通过任务标题、任务类别、责任人、分配人、关键字、状态、任务日期等条件进行检索查询。此处支持新建和导出全部或指定任务数据。
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全部任务

全部任务多用于单位管理层可查看本单位全部任务。在此模块中任务与其子任务以分级形式展现,通过不同颜色标注任务的不同状态,并提供了多种条件组合查询。
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汇总统计

系统支持多维度任务汇总统计,其中分为:公司汇总、部门汇总、个人汇总、下属汇总、反馈汇总、延期汇总、超期汇总、待考核汇总、终止汇总、待确认汇总。
其中公司汇总、部门汇总、个人汇总、下属汇总统计均包含全部任务数、进行中的任务数、正常完成任务数、超期完成任务数、超期未完成任务数、未接受任务数;反馈汇总包含反馈人、任务名称、反馈内容、起始时间、工时;延期汇总包含任务标题、责任人、部门、进度、任务状态、任务类别、任务起止、延期原因;超期汇总、待考核汇总、终止汇总、待确认汇总包含任务标题、责任人、部门、进度、任务状态、任务类别、任务起止。

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