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IM软件会议管理_即时通讯|小天互连专注于政企办公的即时通讯IM软件

当今社会竞争日益激烈,企事业单位的内外部会议也不断增多,会议信息量也逐渐增大。为了有效的管理企业繁杂的会议以及落实会议内容,合理的安排会议室并查看与会人员回执等工作,小天互连IM研发了会议管理模块,为企业能顺利开展会议,并在开会后做好会议决议的执行工作,为企业决策提供保障。

使用场景

¤ 会议的基本维护
企业在正式使用会议管理之前需要先明确会议的相关信息,如需要有哪些类型的会议;需要用到哪些与会资源;企业有哪些会议室可供开会;如周期性会议需提前几天发布会议并以何种方式通知给与会人员知晓;会议申请是否要设定流程,如何设置流程等等问题。会议管理员将以上的问题明确后方可在会议设置中对会议的基本信息进行维护,此处是使用会议管理的基础。
¤ 会议的发起
一般情况下,企业会议分普通会议和周期性会议两种,小天互连的会议管理模块分别为这两种会议提供了解决方案。用户需要发起普通会议时,则可通过会议发起功能填写会议的主题、内容、类型、主持人、主办部门、联系人、联系方式、开始时间与结束时间,选择会议室、与会人员、会议纪要员、与会资源等内容,完成会议的发送;如需要发起周期性会议时,除上述的基本信息需要填写以外,还需要明确周期性会议的重复模式、重复间隔、重复策略、重复日期、会议时间等内容。
¤ 会议日历的查看
为了能让每位用户清楚了解自己有哪些会议需要参加,小天互连IM的会议管理模块中为用户提供了会议日历查看的功能。此日历可以按照日、周、列表的形式为用户展现会议的安排,同时也能从此日历中查看某时间段内会议室的占用情况。
¤ 会议的预定
员工在发起会议时经常会遇到会议室被占用的情况,如必须使用此会议室,可以提前预定会议,将会议室预定,待会议室空出之后,则可从预定中选择来发起会议。
¤ 会议的回执与查看
会议发起人发起会议通知给各与会人员,与会人员可以对此会议进行回执操作,可说明自己是否要参与会议,并写明原因;会议发起人可以通过查看回执功能看到每位与会人员是否参会的回执情况,并能清楚知晓其回执的时间和原因。
¤ 会议纪要的建立
会议结束后可由会议纪要员建立会议纪要并将纪要内容发送给与会人员知晓,对于需要落实工作的会议内容,在创建会议纪要发送的同时还可转成任务给相关人员办理。
¤ 会议的管理
用户在实际使用中可能遇到会议需要变更与会人员、会议时间,会议提前结束或是取消等情况,都可以由会议管理员在会议管理中进行修改和维护。
 

常见问题

在过去的会议管理中主要存在的现象和问题是:
¤ 会议的基本设置不全面,比如无法针对会议进行分类,无法添加与会资源,会议室使用和管理不明确等。
¤ 会议只能发起普通的会议申请,对于周期性的会议只能每次开会前发起,无法直接按照一定的规则自动生成周期会议。
¤ 没有会议日历的展现,无法一目了然的知晓自己有哪些会议需要参加,无法按照月、周、列表的多种视图进行查看。
¤ 对于已经被占用的会议室,无法提前预定会议,给会议发起人带来不便。
¤ 发起会议通知后会议的与会人员无法回复是否参加会议,会议发起人也无法知晓哪些人员参与会议,无法提前为会议做准备。
¤ 会议结束后没有形成会议纪要的建立和反馈,对于会议上安排的工作无法直接转成任务下达。
¤ 如遇突发情况,无法对现有会议进行更改、结束或取消,导致会议的管理死板,不灵活。
 

特点与优势

1. 全面的会议维护
小天互连IM的会议设置功能为用户提供了会议类型、资源、会议室、周期会议设置、会议申请方式、会议申请流程等全面的会议维护,为会议模块的顺利使用提供了保障与支持。
2. 多种的会议发起
小天互连IM 的会议功能不仅支持普通会议的发起,还支持周期性会议的创建,让系统根据周期规则的设置自动发起周期性会议,不必人工重复发起,省时省力、提高效率。
3. 清晰的会议日历
用户通过对会议日历的查看,可以一目了然的知晓在哪个时间段、哪个会议室有什么会议,并且提供了日、周、列表的查看方式,使查看画面更友好,更直观,更清晰。
4. 提前的会议预定
小天互连IM的会议管理提供会议预定的功能,用户可以提前将被占用的会议室预定出来,待会议室空出后方可直接用此会议室发布会议,可实现有效的、合理的分配会议室资源。
5. 实时的回执查看
每项会议的发布都可由与会人员做出是否参会的回执,会议发起人可以根据回执情况做出相应的会议准备和调整,会议的回执信息实时、准确,为会议管理者提供了便利。
6. 落实的纪要任务
会议结束后需要由会议的纪要员填写会议纪要并发布给相应人员传阅学习,对于需要办理的工作内容,可以直接转为任务,分配人员和工作内容,让会议要求和精神能有效执行,工作落实。
7. 灵活的会议管理
会议管理中不仅提供了正常会议工作流程的管理,而且还提供了针对各种临时变化的应对策略,如会议的变更、结束、取消、删除功能,让会议管理模块更加具体、规范、灵活、实用。
 

功能描述

会议管理即对企业的会议进行管理,让会议可以顺利召开、会议内容得以保存,会议工作得以落实。小天互连IM的会议管理系统主要包括会议日历、会议发起、会议室占用、会议管理、周期会议、会议纪要、会议设置等功能,可使会议管理更加有序、有效。

功能组件概览


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常用功能介绍

会议日历

会议日历可为用户提供日、周、列表三种形式的查看视图,让会议展现清晰,需要参加的会议一目了然。
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会议发起

普通用户可以在个人办公—我的行政—会议发起菜单中发起普通会议或周期会议,通过线上会议发起,可快速下发会议通知,在会议发起时,快捷选择本单位会议室,可查看会议室占用情况,防止会议冲突,选择人员时不仅可从系统中选择本单位内部人员,如有外部参会人员,可导入外部人员,或从通讯录中选择需要参会的外部人员。
 
 
 
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会议预定

如所需会议室已被占用,可以提前将此会议室预定,待会议室空出后,方可召开会议。
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会议回执

会议的与会人员对需要参加的会议可以进行回执操作,回执后会议的发起人可以在查看回执中查看回执的信息,方便了解与会人员是否参会,及时做出调整。
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会议纪要

会议结束后需要由会议纪要员对会议内容做出记录,同时将会议纪要发送给指定的人员知晓。如果会议中有工作需要落实的,则可以直接点击“发送会议纪要并转任务”按钮,将会议工作进行分配,任务相关人员可在自己的工作任务模块接收任务,并进行定期任务反馈。
 
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会议室报表

会议室报表可以统计单位会议室使用次数占比情况,通过图形分析各个会议室的使用情况。
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会议决策转任务

开会经常会做一些决策性的工作,根据会议的决策要安排相关的任务,便于工作的顺利展开。小天互连互连协同IM系统的会议管理不仅仅能够管好会议,还能够将会议与其它模块结合,将会议的决策直接转为任务或项目或公文进行后续工作的开展。
在会议纪要中选择“发布会议纪要并转任务”进行任务的创建和分配。
 

于高效组织管理的价值

会议管理是企业经营管理的重要组成部分,是企业提高管理的有效途径之一。目前针对会议管理中存在的问题,小天互连IM的会议管理系统从查询会议室、预定会议室、发布会议通知到会议回执、撰写会议纪要、传阅纪要、纪要转任务等方面,提出全过程流程式管理的解决方案。
1. 会议能维护哪些基本内容?
小天互连IM的会议管理系统中可以维护会议的类型、资源、会议室、周期会议设置、会议申请方式、会议申请流程等内容。会议类型可以根据日常会议的主题内容建立不同的类型,用于会议创建时对会议进行分类;会议资源可以将会议上常用的资源信息维护进来,方便在发起会议申请时需要用到哪些资源直接选择;会议室设置可以提前将企业内的会议室信息录入,可设置会议室的名称、管理人员、容纳人数、会议室资源添加、说明以及允许使用人员等相关信息,为开会时需要用到哪个会议室做好准备;周期会议设置中可以设置周期性会议在会议开始前几天发布会议并以何种方式发送会议通知,保证周期性会议的与会人员能及时收到信息;会议申请方式中可以设置会议申请是否需要领导审批,如设置了需要审批则可在会议申请流程中设置审批的流程,待流程审批后方能收到会议信息,如果不需要审批,则会议申请发起之后与会人员就可以收到会议的相关信息。
2. 如何发起会议?
会议分为两种:一种是普通会议,一种是周期性会议,用户可以根据会议的形式不同发送相应的会议。普通用户在个人办公—我的行政—会议发起—新建会议中就可以发起普通会议的申请,发起时需要填写会议的主题、类型、主持人、主办部门、联系人、联系方式、会议室选择、开始时间、结束时间、与会人员、会议纪要员、资源准备、会议内容、附件等信息,如果有审批流程则需审批后与会人员方可收到会议的通知;如果是周期性会议,普通用户可以在个人办公—我的行政—会议发起—周期会议中建立,除了上述的基本信息需要填写之外还需要选择重复模式、重复间隔、重复策略、重复日期等内容后进行发布,如有审批流程其审批和发布方式同理。
3. 如何直观的查看自己在什么时间有哪些会议?
为了给用户直观的展现会议在时间表上的分布情况,小天互连IM的会议管理系统提供了会议日历的功能,普通用户可以在个人办公—我的行政—会议日历中查看自己的会议情况。会议日历中提供了日、周、列表三种形式的视图查看,用户可以一目了然的知晓自己在哪个日期、时间、在哪个会议室有需要参加的会议。
4. 会议室如何进行预定?
被占用的会议室如想使用,则可以提前预定。用户可以在个人办公—我的行政—预定会议中预定会议室,填写会议主题、选择会议室、与会人员、资源、开始时间和结束时间后进行预定,待会议室空出之后,则可以从预定中选择发起会议申请。同时也支持预定的变更、取消和删除。
5. 与会人员如何对会议进行回执?会议发起人如何查看回执内容?
与会人员收到会议通知后,可以通过回执功能说明是否要参加会议,如果不参加其原因为何;回执填写完毕后会议的发起人就可以通过查看回执的功能查看与会人员反馈回的参与信息,及时了解参会人员情况,为会议的顺利开展做好准备。
6. 会议纪要如何建立?是否可以转成任务?
会议纪要员可以在针对某个已经结束的会议建立会议纪要,或是会议管理员在综合行政—会议管理—会议纪要中新建会议纪要。建立会议纪要时可从已召开的会议中选择或是直接建立会议纪要,需要填写会议主题、类型、主办部门、会议时间、会议室、与会人员、发送纪要给哪些人、纪要内容、附件信息等内容发送给相应人员;在发送会议纪要时还可以选择发送会议纪要并转任务,此处为了方便需要落实工作的会议,在纪要发送的同时直接创建工作任务,进行工作分配。
7. 如遇会议的变更、结束、删除、取消等情况如何操作?
会议发起人如遇到会议的变更、取消、删除等状况可以直接对发起的会议进行相应的操作,如需要提前结束会议则需要会议管理员在综合行政—会议管理—会议管理中进行结束操作。会议管理员同时也可以对会议进行更改、取消、删除等一系列的管理。
 
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